Аутсорсингът като възможност в хотелиерството

Понятието “Outsourcing” навлезе сравнително от скоро в речника и практиката на българските фирми. Изнасянето на дейности в различни сфери към външи изпълнители има своите предимства, особено когато става дума за конкурентоспособност, намаляване на разходите и оцеляване на целия бизнес или част от него в кризисни условия.

В туристическия бранш, изнасянето на стратегически дейности като планиране, маркетинг, договаряне почти не се практикува. В определени случай, най – вече в хотелиерството, поради сезонния му характер, функцията “планиране” с всичките й елементи, почти липсва като дейност на хотелския мениджмънт, а тя е от особено важно значение при определянето на финансовите цели от експлоатацията на хотела, тъй като позволява предвиждането на необходимите ресурси и тяхната цена, както и навременното отстраняване на проблеми, несъответствия и недопускането на загуби. Тук, нямаме предвид само калкулирането на предвидените приходи и разходи за сезона, а прилагането на инструментариум и знания за постигането на максимална ефективност на вложените ресурси при минимална цена, както и система за оценка и контрол на показатели (индекси) и тяхното управление с цел постигането на максимална печалба, а тя е от изключително значение, когато говорим за сезонния характер на хотелиерството (тук, изключваме градските хотели, макар, че и тяхната дейност макар и целогодишна е със силно изразена цикличност). В подобна ситуация, ползването на консултант би осигурило „поглед отвън” и евентуално лесно и бързо идентифициране на критичните точки и съответните реакции и дейности по отстраняването им. По отношение на тази дейност може да се направи аналогия със счетоводния одит.

Понятието “Outsourcing” навлезе сравнително от скоро в речника и практиката на българските фирми. Изнасянето на дейности в различни сфери към външи изпълнители има своите предимства, особено когато става дума за конкурентоспособност, намаляване на разходите и оцеляване на целия бизнес или част от него в кризисни условия.

В туристическия бранш, изнасянето на стратегически дейности като планиране, маркетинг, договаряне почти не се практикува. В определени случай, най – вече в хотелиерството, поради сезонния му характер, функцията “планиране” с всичките й елементи, почти липсва като дейност на хотелския мениджмънт, а тя е от особено важно значение при определянето на финансовите цели от експлоатацията на хотела, тъй като позволява предвиждането на необходимите ресурси и тяхната цена, както и навременното отстраняване на проблеми, несъответствия и недопускането на загуби. Тук, нямаме предвид само калкулирането на предвидените приходи и разходи за сезона, а прилагането на инструментариум и знания за постигането на максимална ефективност на вложените ресурси при минимална цена, както и система за оценка и контрол на показатели (индекси) и тяхното управление с цел постигането на максимална печалба, а тя е от изключително значение, когато говорим за сезонния характер на хотелиерството (тук, изключваме градските хотели, макар, че и тяхната дейност макар и целогодишна е със силно изразена цикличност). В подобна ситуация, ползването на консултант би осигурило „поглед отвън” и евентуално лесно и бързо идентифициране на критичните точки и съответните реакции и дейности по отстраняването им. По отношение на тази дейност може да се направи аналогия със счетоводния одит.

Изнасянето на дейности като маркетинг и реклама или обучение на персонала е далеч по – често срещано явление, поради факта, че те са свързани с реализирането на даден проект (маркетингова стратегия, повишаване на квалфикацията на служителите в определени области и др.) и протичат еднократно в определен период от време. В този случай се търси помощта на фирми, специализирани в съответните области и разполагащи с нужните ресурси и инструментариум за предоставяне на съответната услуга. Възможно е компанията, която възлага съответното задание също да разполага с квалифицирани служители с познания в тези области, но да търси креативност извън собствената си организация. В този случай, съвместната работа на съответните служители в екип с аутсорсинг фирмата ще спести тяхното време, а от друга ще гарантира ясното поставяне на целите и търсените резултати.

Един от начините за минимизирането на разходите за персонал в хотелиерството е ползването на външни фирми (агенции) за временно наемане на персонал на определни позиции (камериерки, сервитьори, готвачи, технически персонал и др.) в периоди на редуващи се ниска и висока заетост или при провеждането на специални събития. В България предоставящи подобни услуги фирми не са особено популярни, като една от причините е невъзможността за почасово заплащане на служителите според към момента действащото трудово законодателство. При аутсорсинга на оперативни дейности, все по – голямо приложение във ваканционните хотели намира наемането на външна фирма за анимация, която се ангажира с осигуряването на екип и изготвянето на анимационната програма според нуждите на хотела. Тук като възможност за аутсорсинг можем да добавим и т.н. парти агенции, които при провеждането на специални събития в хотела биха могли да осигурят наем на необходимата техника, декорация, обслужващ персонал, програма, атракции и др.

Аутсорсингът може да обхваща както определена дейност или проект, така и цялостното управление на даден хотел, като това зависи най – вече от целите и  възможностите на възложителя, големината и структурата на съответната организация, както и профила й на дейност.

Защо аутсорсинг?

Чрез извеждането на дейности извън Вашата организация:

• Оптимизирате дейностите във Вашата организация, като изнасяте тези, за които не разполагате с достатъчно ресурс или този ресурс Ви струва скъпо.
• Няма нужда да създавате или подържате работна позиция за дейности или проекти, които са неприсъщи за Вашата компания, или такива, които са със сезонен характер.
• Възползвате се от квалификацията, опита и знанията на служителите на аутсорсинг фирмата.
• Ресурсите и ноу – хау на аутсорсинг фирмата работят за Вас.

Аутсорсинг на каква цена?

Приемливата цена за аусорсинг услугата е тази, при която общият Ви разход е по – нисък от разходите, които Вашата фирма би реализирала, ако трябва да извърши съответната дейност/задача със собствен ресурс или това могат да бъдат:

• Разход за създаване на работно място – оборудване, компютърна техника, телефон, мебелировка, място в офиса
• Разход за заплата и осигуровки на служителя/служителите
• Разходи за телефон и др. комуникации
• Разходи за гориво
• Разходи за обучение и квалификация

Цената, обаче, не винаги е от решаващо значение при вземането на такова решение. В зависимост от големината и капацитета на Вашата организация, следва  внимателно да се анализира влиянието, което би оказало сътрудничеството с аутсорсинг партньор върху нормалната Ви оперативна дейност, т.е. всички Ваши служители следва да са запознати с дейностите и отговорностите, които са изнесени извън фирмата, както и с процеса на комуникация между заинтересованите страни (служителите на собствената фирма и аусорсинг фирмата). Не на последно място е и начинът, по – който бихте могли да осъществявате контрол върху съответните дейности (услуги).

За кои дейности в хотелиерството бихте могли да използвате аусорсинг услуги?

Условно сме разделили дейностите на стратегически и оперативни.

Стратегически дейности:

• Оперативно планиране, бюджетиране и контрол
• Ценообразуване
• Маркетинг и реклама
• Договаряне
• Вътрешнофирмени обучения на персонала
• Цялостен оперативен мениджмънт

Оперативни дейности:

• Почистване на стаите (и общите части)
• Обслужващ персонал (ресторант, конферентни събития, приеми, коктейли и др.)
• Анимационни дейности
• Техническо обслужване и поддръжка
• Поддръжка на компютърни, информационни системи и софтуеър
• Водене на счетоводство